PROYECTO MODERNIZACIÓN SECRETARIA DE EDUCACIÓN

Objetivo

Ayudar a consolidar los procesos de reorganización y fortalecimiento de las Secretarías, para que amplíen su capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo y logren cumplir las metas fijadas por los tres ejes de la Revolución Educativa: Cobertura, Calidad y Eficiencia

Dimensiones del proyecto
•    Gente y Cultura: son las personas que realizan las actividades en la Secretaría y su relación con los compañeros, usuarios, proveedores y demás actores del sector educativo.
•    Procesos: son los grupos de actividades que realizan y métodos de trabajo que utilizan las personas de la Secretaría de Educación para cumplir con sus objetivos y funciones.
•    Estructura: es la forma como se organizan las personas para trabajar en equipo, sus líderes, la relación de mando y las áreas de trabajo o dependencias.
•    Sistemas de Información y tecnología: corresponde a la información que requiere y genera la Secretaría para cumplir con sus objetivos, los equipos de cómputo y comunicaciones, los procedimientos de seguridad y contingencia y el software utilizado para realizar cada uno de los procesos.
•    Productos o servicios: son los resultados de los procesos que realizan las personas de la Secretaría de acuerdo con los objetivos propuestos en su Plan sectorial, su misión y su visión.

Estructura Metodológica
La articulación es uno de los elementos más importantes para la puesta en marcha del proyecto de modernización de Secretarías de Educación. De esta manera, las Secretarías participantes deben interrelacionarse con el Ministerio de Educación, la Gobernación, la Alcaldía, la Comunidad Educativa, Empresarios por la Educación y los proveedores para construir todo un sistema de trabajo que permita a través de una comunicación clara, consistente y oportuna que el proyecto sea efectivo y productivo para las Secretarías y el país.

Cada uno de estos actores posee un papel definido dentro del desarrollo del proyecto, es así como la articulación siempre es generada en un canal de doble vía, lo cual genera transparencia y eficiencia en los procesos que se desarrollan para llevarlo a cabo.

En este sentido, el Ministerio de Educación entrega los lineamientos necesarios para que el proyecto se ejecute y tenga un fin definido: La Gobernación o la Alcaldía, toma decisiones para el buen funcionamiento con respecto al proyecto; Los proveedores permiten que se pongan en marcha las acciones que se han determinado para la ejecución; la Comunidad Educativo, realiza su labor de veeduría frente al proyecto  y Empresarios por la Educación acompaña y asesora la ejecución de los trabajos realizados.

Sumada a esta interrelación, el proyecto de modernización tiene en cada Secretaría, un esquema de trabajo que permite que cada uno de los procesos que se implantan sean consistentes con toda la estrategia. Por esta razón, los actores participantes tienen un papel vital y definido dentro de la estructura, ya que es el capital humano quien desarrolla todas las acciones que nos harán llegar al cumplimiento de la meta del proyecto de modernización.

Para la gestión de los proyectos, cada Secretaría debe contar con el siguiente personal:

Director del proyecto (Secretario de Educación)
Gerente de proyecto
Facilitadores
Líder de proyectos de sistemas
Líder de proyectos de recursos humanos
Cada uno tiene una función específica dentro del proyecto, pero lo más importante es que entre todos construyen y edifican día a día el proyecto de modernización.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 A través de este proyecto el Ministerio de Educación Nacional dotó a las Secretarías de Educación del País de Servicio correo electrónico, Web Server, Datacenter, Mesa de ayuda, Conectividad 1024 MB (SedMeta)y los siguientes sistemas de Información:

SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO – SAC, SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL META

http://sac.impsat.net.co:2380/crm_sed/default.php?ent=50000
El Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) permitirá a los ciudadanos realizar sus consultas, quejas o reclamos, trámites y solicitudes de una forma rápida y efectiva, mediante un aplicativo CRM Web, sin salir de casa o lugar de trabajo.

El uso de este sistema en la Secretaría de Educación del Meta, incrementará el flujo de requerimientos y su pronta respuesta en las Unidades de Atención al Ciudadano de todo el país.

SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA – SIMAT

http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app

El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

Es un sistema de gestión de la matricula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes del estudiante, la consulta del alumno por Institución y el traslado a otra Institución, entre otros.

A quién va dirigido
A las Secretarías de Educación. Este sistema es una de las estrategias del proyecto de modernización de Secretarías.
Su importancia
Mediante la automatización del proceso de matrícula, a través del SIMAT, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información. De esta manera, se mejoran los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula, y por ende el servicio a la comunidad.

SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS– HUMANO
http://rrhh.impsat.net.co:2383/humanoEL/Ingresar.aspx?Ent=Meta
Es un sistema de Información para apoyar en las secretarías de educación los procesos de administración, organización y control de la información relacionada con la gestión del recurso humano, así como la liquidación de la nómina para el personal docente y administrativo de las Secretarías de Educación.

Este sistema de información cubre los alcances de definición de la planta personal, continuando con la selección e inducción del personal, la administración de la carrera administrativa y el escalafón docente, el desarrollo de procesos de capacitación y bienestar, la administración de las hojas de vida, finalizando con la generación y liquidación de la nómina para los funcionarios docentes y administrativos de la Secretaría de Educación.

SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA  - SINEB
Este sistema recoge los datos que deben reportar los establecimientos educativos oficiales y no oficiales a los municipios y/o departamentos.

Estos reportes incluyen la información de los establecimientos educativos, la situación académica de los estudiantes al finalizar el año anterior, los resultados de calidad y los datos de los docentes de establecimientos privados, entre otros.

Público objetivo
Cada entidad territorial debe contar con un sistema de información confiable y actualizado. De esta manera los municipios alimentan el sistema con la información que les proporciona las instituciones educativas, y los departamentos, con los reportes suministrados por los municipios.

Su importancia
El SINEB proporciona los datos necesarios para determinar la cobertura, la calidad y la eficiencia del servicio, brinda a la Nación, los departamentos, los distritos y los municipios la información requerida para la planeación del servicio educativo y para la evaluación de sus resultados.

Entre otros objetivos, con el SINEB es posible estimar los costos y determinar las fuentes de financiamiento del servicio público educativo. Además, sirve de base para distribuir entre las entidades territoriales los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones, de acuerdo con la población atendida y la población por atender.

Si desea más información sobre este sistema consulte aquí el decreto 1526 del 2002

SISTEMA INTERACTIVO DE CONSULTA DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA – SICIED
Es una metodología que permite cuantificar, evaluar y calificar el estado de los establecimientos educativos en relación con estándares de infraestructura (NTC 4595 ICONTEC).

Público objetivo
En el año 2006 el Ministerio de Educación entregó de manera gratuita a los encargados de la infraestructura escolar de los entes territoriales este software para inventario de bienes inmuebles escolares (SICIED).

El aplicativo fue desarrollado por la Cámara de Comercio de Barranquilla con el apoyo de Promigas, la Fundación Empresarios por la Educación y ajustado de acuerdo con los requerimientos del Ministerio.

El uso de este software es de manera indefinida para apoyar la elaboración y el levantamiento del inventario de infraestructura de los establecimientos educativos en las entidades territoriales certificadas.

Su importancia
Esta información permite la organización y el diagnóstico real de la infraestructura educativa, así como la toma de decisiones oportunas para el mejoramiento continuo de los ambientes escolares como apoyo fundamental a las estrategias de cobertura y calidad educativa.

El SICIED ayuda a consolidar datos históricos sobre la edificación y facilita el uso de estándares de infraestructura en la edificación e intervención de establecimientos educativos.